Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

SOTO ESCOBAR & CÍA., firma de abogados consultores, será responsable del tratamiento de los datos personales que reciba a través de su sitio web, correo electrónico, formularios de contacto, comunicaciones directas, canales digitales o cualquier otro medio habilitado para la prestación de sus servicios jurídicos y consultivos.

Correo de contacto: contacto@sotoescobar.com
Domicilio: Bogotá, Colombia.

Para efectos de esta política, SOTO ESCOBAR & CÍA. tratará los datos personales conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan y las instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Datos personales que pueden ser tratados

La firma podrá recolectar y tratar, según el caso:

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, ciudad, empresa u organización.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad o país.
• Información relacionada con la solicitud jurídica o consultiva.
• Documentos, comunicaciones, soportes, antecedentes o archivos que el titular remita voluntariamente.
• Datos necesarios para la preparación de propuestas, prestación de servicios, facturación, archivo y seguimiento.
• Datos de navegación o interacción con el sitio web, cuando se habiliten herramientas técnicas, analíticas o formularios digitales.

En algunos casos, especialmente en asuntos de salud, seguridad social, pensiones, mínimo vital, discapacidad, menores de edad, adultos mayores, información laboral, financiera, judicial, familiar o comunitaria, la información suministrada puede incluir datos sensibles.

3. Tratamiento de datos sensibles

El titular reconoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, en determinados servicios jurídicos o consultivos, tales datos pueden ser necesarios para evaluar la solicitud, preparar una propuesta, estructurar una actuación jurídica o prestar adecuadamente el servicio contratado.

Cuando se soliciten o reciban datos sensibles, SOTO ESCOBAR & CÍA. los tratará únicamente para las finalidades autorizadas, con criterios de necesidad, pertinencia, confidencialidad, seguridad y reserva profesional.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para:

• Recibir, registrar y analizar solicitudes enviadas a través del sitio web, correo electrónico u otros canales de contacto.
• Contactar al titular para solicitar información adicional, aclarar su necesidad o coordinar una conversación preliminar.
• Evaluar la posible prestación de servicios jurídicos o consultivos.
• Preparar, enviar y hacer seguimiento a propuestas de servicios.
• Verificar información necesaria para la aceptación, ejecución y cierre de encargos profesionales.
• Elaborar documentos jurídicos, conceptos, comunicaciones, reclamaciones, solicitudes, informes, propuestas, matrices, reportes o actuaciones relacionadas con el servicio contratado.
• Radicar o presentar documentos ante autoridades, entidades, administradoras, empleadores, terceros, jueces o destinatarios cuando sea necesario para ejecutar el encargo profesional.
• Gestionar comunicaciones y hacer seguimiento al estado de las actuaciones contratadas.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas y profesionales.
• Gestionar facturación, pagos, cuentas de cobro, soportes contables y archivo documental.
• Conservar información para fines probatorios, históricos, contractuales, legales o de defensa jurídica.
• Enviar comunicaciones institucionales, jurídicas, informativas o comerciales, cuando exista autorización o una relación previa que lo permita.
• Mantener la seguridad, trazabilidad y funcionamiento del sitio web y de los canales digitales de contacto.

5. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización, salvo que exista un deber legal, contractual, profesional o legítimo de conservar la información.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos por la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.

6. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud a contacto@sotoescobar.com. La solicitud deberá incluir:

• Nombre completo del titular.
• Identificación, cuando sea necesario.
• Descripción clara de la solicitud.
• Datos de contacto para responder.
• Documentos que acrediten representación o legitimación, si actúa por intermedio de un tercero.

Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos previstos por la legislación colombiana aplicable.

7. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar los servicios contratados, atender obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales, profesionales o probatorias y ejercer derechos de defensa cuando sea necesario.

Cuando la información deje de ser necesaria y no exista obligación legal o profesional de conservarla, podrá ser eliminada, anonimizada o archivada conforme a los procedimientos internos de la firma.

8. Seguridad y confidencialidad

SOTO ESCOBAR & CÍA. adoptará medidas razonables de seguridad técnica, humana, administrativa y organizacional para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración, divulgación o consulta no autorizada.

La información recibida en el marco de solicitudes jurídicas o consultivas será tratada con confidencialidad y reserva profesional, de acuerdo con la naturaleza de los servicios prestados.

9. Circulación de información y terceros

Los datos podrán ser compartidos o transmitidos a terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas, ejecutar el encargo profesional, atender obligaciones legales o contractuales, o cuando el titular lo haya autorizado.

Estos terceros pueden incluir autoridades judiciales o administrativas; entidades públicas o privadas; administradoras del sistema de seguridad social; empleadores, contratantes o terceros relacionados con el asunto; proveedores tecnológicos, contables, administrativos o de soporte; operadores de correo, hosting, almacenamiento o herramientas digitales; y colaboradores, asesores o profesionales vinculados al encargo.

La firma procurará que quienes actúen como encargados del tratamiento adopten medidas adecuadas de confidencialidad y seguridad.

10. Transferencia y transmisión internacional

Cuando para el funcionamiento del sitio web, correo electrónico, almacenamiento, formularios, herramientas digitales o servicios tecnológicos se utilicen proveedores ubicados fuera de Colombia, podrá existir transmisión o almacenamiento internacional de datos.

En tales casos, SOTO ESCOBAR & CÍA. procurará que el tratamiento se realice bajo condiciones razonables de seguridad, confidencialidad y protección, de conformidad con la normativa aplicable.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

La firma solo tratará datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando sea necesario para prestar un servicio jurídico o consultivo, exista autorización del representante legal o persona legitimada, y el tratamiento responda al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales.

12. Uso del sitio web

El sitio puede recopilar información básica derivada de la navegación o del uso de formularios de contacto. Cuando se utilicen cookies, herramientas analíticas o tecnologías similares, se informará al usuario de manera clara y se solicitará la autorización correspondiente cuando sea exigible.

13. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir de su publicación. La firma podrá modificarla cuando sea necesario para ajustarla a cambios normativos, operativos, tecnológicos o de servicio. La versión vigente estará disponible en este sitio web.